Wenn du dich auch schon gefragt hast, wie du dein WIP-Limit in Kanban sinnvoll erstellen kannst, dann bist du hier genau richtig. In diesem Artikel zeige ich dir X Möglichkeiten, ein WIP Limit zu wählen. Limitierung von Arbeit findest du in Lean wie auch Agil. Es begrenzt die maximal bearbeitbare Aufgaben / Arbeit auf dem Kanban Board oder in bestimmten Schritten. Finde den Engpass in deinem Projektmanagement. Was du sonst noch limitieren kannst und welche Möglichkeiten es gibt, findest du in diesem Artikel.
WIP-Limits festlegen und sinnvoll begrenzen
WIP steht für Work in Progress. Das Work in Progress Limit gibt demnach an, wie die Arbeit, die sich in der Bearbeitung befindet, limitiert werden kann und soll. Eine Überlastung oder Blockade verlängert nicht nur die Durchlaufzeit von Arbeit. Sie stört den Arbeitsfluss und kann zu Verlust von Produktivität und zu Verschwendung führen. Können hingegen alle Teammitglieder den Arbeitsprozess entsprechend der verfügbaren Kapazität begrenzen treten weniger Blocker auf und es gelingt mehr Arbeit fertigzustellen.
Laufende Arbeit in agilen Teams ein WIP Limit verpassen
Nicht immer startest du ohne bereits einen Prozess oder gar schon ein Kanban-Board zu haben. Aber es gibt eben noch nicht immer die Begrenzung der Arbeit. Das ist nicht schlimm und wir können die Begrenzung als agile Praktik verstehen, die uns hilft, besser zu werden.
In Kanban kommt es nicht auf die Teamgröße an, vielmehr auf die Limitierung der Arbeit
Die Begrenzung der Arbeit und das Pull-Prinzip ist praktisch der Türsteher für viele Aufgaben, die durch die Workflows laufen. Neue Aufgaben nicht ständig zwischen den Aufgaben hin und her springen zu müssen, was wir Multitasking nennen,
Das ideale Limit findest du oft nicht auf Anhieb. Ich stelle dir nun aber einige Beispiele vor.
6 Möglichkeiten deine Limitierung zu finden
Diese Möglichkeiten für deine Limitierung der Arbeit kann sich positiv auf die Effizienz auswirken. Besser natürlich noch, wenn die Effektivität auch berücksichtigt ist.
Begrenze Arbeitsschritte
Die maximale Anzahl von Aufgaben pro Arbeitsschritt (Spalte) hat sich bewährt. So können die Teammitglieder nur so viel abarbeiten, wie es die Begrenzung dieses Arbeitsschritt es hier zulässt.
Begrenze das Kanban Board / System
Anstatt bestimmte Schritte zu limitieren, kannst du auch die Anzahl der Tasks auf einem Board begrenzen, an denen ein Team damit arbeiten kann.
Begrenze die Arbeit, die Menschen nehmen können
Um nicht ständig zwischen Aufgaben hin- und her zu wechseln, kannst du auch die Arbeit direkt der Menschen limitieren. Was gleichzeitig bearbeitet werden kann, hängt an der Anzahl der Avatare pro Mitarbeiter.
Begrenze die Arbeit pro Aufgaben, die im System existieren
Prozesse überfluten oft eine schiere Anzahl an Aufgaben. Wenn du die Anzahl der Aufgaben pro Typ begrenzt, hast du eine Kontrolle die Arbeit durchlässt.
Begrenze Swimlanes
Dass das Team mehrere Swimlanes nutzen kann ist klar - und diese können auch begrenzt werden.
Begrenze Puffer Spalten
Eine Arbeitsphase wie ein Puffer kann auch limitiert werden. Um Durchlaufzeiten zu gewährleisten kann es auch einen Prozessschritt geben, der als Puffer fungiert. Hier kannst du auch eine minimale und maximale Grenze verwenden.
7 Möglichkeiten auf das richtige Limit zu kommen
Die spannende Frage ist natürlich, wie komme ich auf das richtige WIP Limit? Ich habe die unterschiedlichsten Berechnungen schon gesehen. Dabei gilt für mich immer eine Regel: schnell eine Entscheidung treffen und dann schauen, was im Prozess passiert. Also bei Bedarf angepasst. Die Effizienz und die Produktivität sind oft nicht so leicht vorherzusehen. Ausprobieren hilft!
Single Piece Flow
Die einfache Antwort: 1. Es darf immer nur genau eine Aufgabe bearbeitet werden. Was gut klingt und in der Produktion manchmal sinnvoll sein kann, ist in der Wissensarbeit nicht immer gut. Damit dürfen gar keine Aufgaben parallel bearbeitet werden. Zieht sich das über den gesamten Prozess hinweg, dann ist in jedem Schritt immer genau eine Arbeit zu finden.
2*Anzahl Team Mitglieder +1
Du multiplizierst einfach die Anzahl der Teammitglieder, die in einem Arbeitsschritt arbeiten können und multiplizierst diese Zahl mit 2 und addierst noch eins.
Durchschnittliche Anzahl der Aufgaben in einem Schritt als Limit verwenden
Nutzt du ein elektronisches Tool wie Jira oder Teamhood? Dann befrage es, um die durchschnittliche Anzahl der Aufgaben in einem Schritt herauszubekommen. Diese nutzt du dann als Limit.
WIP Limit in der Bearbeitung = Anzahl der Mitarbeiter
Fokussiere dich auf die Arbeit in Bearbeitung. Wie viele Mitarbeiter existieren im Team? Jetzt nimmst du einfach die Anzahl der Teammitglieder und setzt die Begrenzung auf diese Anzahl.
Anzahl der durchschnittlichen Aufgaben pro Sprint
Du nutzt Scrum, probierst du jetzt an Kanban? Dann schaue doch mal, wie viele Aufgaben du in eine Sprint schaffst. Dann überlege dir, wie dir diese Zahl helfen kann eine Begrenzung für dein Board oder bestimmte Schritte abzuleiten.
Höre auf dein Bauchgefühl?
Was sagt dir dein Bauchgefühl, wenn du ein WIP Limit bestimmen möchtest? Was kommt dir in den Kopf? Fühlt sich das gut an oder nicht?
Planning Poker nutzen
Frag doch mal das Team. Nutzt Planning Poker mit oder ohne Fibonacci Folge, um gemeinsam herauszufinden, was für jedes Teammitglied gut ist, um die Anhäufung unvollendeter Aufgaben zu vermeiden.