In dieser Artikelserie zeige ich dir, wie du mit STATIK dein eigenes Kanban System aufsetzen kannst und ebenso eine Möglichkeit findest, es später zu reflektieren und weiterzuentwickeln. Ich habe mir hier die Freiheit genommen die originalen englischen Quellen etwas frei zu interpretieren, sowie für mich passend zu übersetzen.
Die Übersicht über diese Artikelserie
STATIK definiert mehrere Schritte und jeden einzelnen berücksichtige ich später in einem extra Artikel. Da die Schritte auch einzeln für sich Wert erzeugen können und ich diese auch unabhängig voneinander entwickle, findest du hier in der STATIK Übersicht, alles was du brauchst. In jedem Schritt dazu kannst du dann zum weiterführenden Artikel abtauchen.
Du kennst mit Sicherheit auch schon Kanban Board bzw. Systeme aus unterschiedlichen Bereichen. Und wenn dir eine Sache bestimmt auffallen wird, dann ist es die, das jedes Board immer etwas anders ist. Doch wenn jedes Kanban System anders ist, dann stellt sich die Frage, wie du systematisch dein eigenes Kanban Board entwerfen kannst. Und genau da hilft die STATIK (System Thinking Approach to Implement Kanban).
Der systematische Ansatz zur Einführung von Kanban heißt STATIK und ist ein wiederholbarer und einfacher Weg für den Einstieg in Kanban. Dieser Ansatz betrachtet immer genau einen Service. Er hat sich in der Praxis bereits vielfach bewährt und die kannst diesen als guten Rahmen verwenden. Natürlich ist das alleine noch kein Garant zum funktionierenden Kanban Board, aber du denkst so an die wichtigsten Dinge und die Wahrscheinlich zu einem guten Kanban System zu gelangen ist recht groß. Am Schluss steht nämlich ein vollständiges Kanban System, mit welchem du starten kannst.
Dein (zukünftiges) Kanban System wird immer als Ganzes betrachtet, mit dem Ziel, den Wertfluss für die Kunden zu verbessern. Je nach deinem Kanban Maturity Level liegt der Fokus deiner Implementierung immer etwas anders. Ich habe in der folgenden Abbildung einmal die Schritte aufgeführt.
Die Abbildung zeigt die 8 grundlegenden Schritte des STATIK-Ansatzes. Oft wird auch nur mit 6 Schritten gearbeitet (1. und 8. fallen raus), die in der Regel iterativ angewandt werden. Es kann immer sein, dass du irgendwo auf deinem Weg eine Information findest, die es nötig macht, zurück zugehen und erneut einen Schritt zu durchlaufen. Das ist völlig normal und in diesem Fall wiederholst du solange die entsprechenden Schritte, bis es für dich gut ist.
In einem STATIK Workshop entwickelst du dein Kanban System mit Feedback- und Rückkopplungsschleifen. Im Vorfeld planen kannst du das nicht. Also sei darauf gefasst, dass dich so etwas erwarten wird. Den Prozess kannst du auch für eine Überarbeitung oder Neugestaltung eines bereits existierenden Kanban Systems nutzen.
In der Praxis dauert dieser Prozess in der Regel zwischen 4 Stunden und 4 Tagen. Es ist wichtig zu verstehen, dass STATIK mit einer repräsentativen Gruppe an beteiligten Personen durchgeführt werden sollte. Zwar hat jeder ein Bild davon im Kopf, wie die Arbeit zu erledigen ist im Kopf, aber es lässt sich nur selten ohne die Mensch abbilden, die auch die Perspektive haben. Der STATIK-Ansatz wird diese Ansichten zu einer gemeinsamen Sichtweise zusammenführen. Als Faustregel gilt, sie sollte nicht isoliert durchgeführt werden, Z. B. durch den Projektleiter, Teamleiter oder ein Coach oder Berater.
Schritte aus STATIK
STATIK Schritt 1: "Verstehen des Ziels des Kunden"
Dieser Schritt wird nicht immer durchgeführt - gerade bei einem geringen Reifegrad. Den Reifegrad kannst du durch das Kanban Maturity Model (KMM) bestimmen. Es erfordert schon etwas Erfahrung und Praxis. Verlieren kannst du aber auch nichts, wenn du iterativ mit STATIK als wiederholenden Prozess arbeitest. Im Schritt 1 wollen wir erkennen, welche Kriterien für den Kunden hinsichtlich Kundenzufriedenheit für die zu erbringende Leistung wichtig sind.
STATIK Schritt 2: "Finde Quellen der Unzufriedenheit"
Wo gibt es bei der Arbeit Unzufriedenheiten? Sind Mitarbeiter oder Kunden unzufrieden? Möchten wir als Organisation gar etwas anderes in unserem Prozess oder Produkten? All diese und noch viele weitere Quellen der Unzufriedenheit liefern die Motivation für Veränderungen, die für eine erfolgreiche Kanban-Initiative entscheidend sind. Und in diesem Schritt suchen wir genau solche Probleme.
STATIK Schritt 3: "Analysiere die Nachfrage"
Was fragen die Kunden über welche Kanäle nach? Wie kommt die Arbeit in dein System, Team oder Service? Welche Arten von Arbeit und vor allen, welche Nachfragemuster gibt es bei dir? Diese Informationen brauchst du, um dir ein umfassenden Bild über die Ankunft von Arbeit machen zu können. In Kanban sagen wir auch gerne: Wir verwalten die Arbeit, nicht die Menschen! Hierbei ist es hilfreich sich schon auf etwas historische Daten zu stürzen.
STATIK Schritt 4: "Analyse deine Lieferfährigkeit"
Welche Fähigkeiten hat dein System, die Anfrage auf bedienen zu können? Kann die Nachfrage überhaupt bedient werden? Wenn ja in welcher Art, wie schnell und ist es vorhersagbar? Es ist wirklich hilfreich, wenn du in diesem Schritt auf historische Daten zurückgreifen kannst. Das macht dir das Leben deutlich leichter. Hast du das nicht, wirst du schätzen müssen.
STATIK Schritt 5: "Modellierung des Arbeitsablaufs"
Welche Aktivitäten durchläuft die Arbeit in deinem System? Ist jede Arbeit gleich im Fluss oder gibt es hier Unterschiede der Anfragearten? Ist es sequentiell, parallel oder unklar? Diese Daten und Schritte kannst du später im Schritt der Kanban Board Erstellung dann oft als Spaltennamen verwenden. Sie bieten dir also schon den ersten Anhaltspunkt für dein Kanban Board.
STATIK Schritt 6: "Erkennen der Serviceklassen"
Wie wird die Arbeit im System erfasst und behandelt? Gibt es eine unterschiedliche Behandlung von bestimmter Arbeit vor anderer? Gibt es dringende Arbeitstypen? Hier werden wir feststellen, wir haben nur vier Typen, die uns bereits ausreichend helfen.
STATIK Schritt 7: Kanban System designen
Auf der Grundlage aller in den vorherigen Schritten gewonnenen Erkenntnisse wird dann das Kanban-System entworfen. Hier kannst du auch perfekt mittels einer Checkliste arbeiten und reflektieren, ob dein Kanban System bereits alles enthält. So wirst du bestimmt an das Board in die Karten denken, aber auch Metriken und Regeln gehören dazu.
STATIK Schritt 8: "Kommunizieren und Verhandeln"
Oft braucht es dann noch einen offiziellen Schritt mit den aus dem STATIK Workshop erarbeiteten Erkenntnissen starten zu können. Und genau dafür gibt es diesen Schritt. Hier geht es um die Verteilung der Erkenntnisse.
Fazit
Anhand von STATIK kannst du basierend auf vielen gemachten Erfahrungen aufbauen und dein Kanban System zielgerichtet mit den richtigen Rahmen erstellen.